Eine Pivot-Tabelle ist im Wesentlichen eine Möglichkeit, Daten zu extrahieren und in lesbarer Form darzustellen. Pivot-Tabellen sind eine großartige Möglichkeit, Daten abzufragen und Informationstabellen zu erstellen, die aktualisiert werden können, wenn sich die Rohdaten ändern!
Arbeitsbeispiel: Sie benötigen eine Tabelle, die Folgendes zeigt:
- Wie viele Stellen (tatsächliches VZÄ) haben Sie insgesamt
- Aufgeschlüsselt nach Positionstitel
- Aufgeschlüsselt nach Beschäftigungsstatus (Perm/Temp/Casual)
Sobald Sie die Rohdaten haben, erstellen Sie die Pivot-Tabelle für Ihre Rohdaten:
- Wählen Sie in der Symbolleiste Daten > Pivot-Tabelle und Pivot-Diagrammbericht…
- Weiter klicken
- Vergewissern Sie sich, dass die Daten, die Sie in die Pivot-Tabelle aufnehmen möchten, im markiert sind Bereich
- Weiter klicken
- Wenn Sie möchten, dass Ihre Pivot-Tabelle in einem neuen Arbeitsblatt (Registerkarte) angezeigt wird, klicken Sie auf Fertig stellen. Andernfalls, wenn Sie möchten, dass es im selben Arbeitsblatt (dh - unter den Daten) angezeigt wird, klicken Sie auf Vorhandenes Arbeitsblatt und wählen Sie die erste Zelle nach den Daten aus und klicken Sie dann auf Fertig stellen
Das Skelett der Pivot-Tabelle sollte angezeigt werden.
Wenn die Pivot-Tabellen-Feldliste (oben rechts abgebildet) nicht angezeigt wird, müssen Sie sie öffnen:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste (irgendwo im Quadrat unten):
- Auswählen Pivot-Tabelle.
- Klicken Feldliste anzeigen
- Die Felder sollten jetzt sichtbar sein und Sie können das Feld nach rechts ziehen, um es zu fixieren.
- Ziehen Sie die folgenden Felder in die Bereiche:HIDDEN FILTER AREA: Keiner
SÄULENTRENNBEREICH: Positionstyp
REIHENTRENNBEREICH: Positionstitel
BASISDATENBEREICH: Tatsächliche VZÄ
- Um das Basisfeld in eine Summe zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld (unten eingekreist):
Auswählen Feldeinstellungen…
Auswählen Summe.
Klicken Nummer…
Auswählen Nummer und 2 Nachkommastellen klicken Sie dann auf OK.
Die Daten sollten in Dezimalzahlen geändert worden sein.
- So ordnen Sie die Positionstyp-Spalten neu an: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Casual > Order > Move to End
Sie haben jetzt Ihre fertige Tabelle mit den Spalten in der Reihenfolge Permanent, Temporär, Casual.
 |  |
Der nächste Schritt besteht darin, die benötigten Felder in die Tabellenbereiche zu ziehen, um die Tabelle zu erstellen. Die Struktur der Pivot-Tabelle sieht wie folgt aus:
Typische Nutzung der Bereiche:
VERSTECKTER FILTERBEREICH: Filter für wiederkehrende Stellen
SÄULENTRENNBEREICH: Positionsart, Beschäftigungsart, Beschäftigungsbasis, Einstufung
REIHENTRENNBEREICH: Organisationseinheiten, Standorte, Positionstitel
BASISDATENBEREICH: Mitarbeiterzahlen, VZÄ
Die Pivot-Tabelle sollte so aussehen:
Beachten Sie, dass die Basisdaten standardmäßig auf "Anzahl der tatsächlichen FTE" eingestellt sind. Dies bedeutet, dass jede Position unabhängig vom FTE-Wert als 1 gezählt wurde. Wenn das Basisfeld Headcount wäre, wäre dies korrekt (da alle Werte 1 wären), es sind jedoch FTE-Werte und sie erfordern eine Summe, keine Zählung.
In diesen beiden Tutorials (zwei Teile) lernst du ein paar coole Tipps zu Pivot-Tabellen:
1) Um die leeren Werte mit Nullen zu füllen:Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Basisdatenfeld (unten eingekreist).
Auswählen Tabellenoptionen… Geben Sie 0 in die leeren Zellen ein, zeigen Sie (unten eingekreist)
OK klicken.
Die Pivot-Tabelle sollte jetzt die Leerzeichen durch Nullen ersetzt haben.
2) Um die Summenspalte auszublenden:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Basisdatenfeld ("Sum of Actual FTE" oben gezeigt)
Auswählen Tabellenoptionen… Deaktivieren Sie Gesamtsumme für Reihen (unten eingekreist)
Die Summenspalte sollte jetzt entfernt worden sein.
3) So fügen Sie der Pivot-Tabelle einen ausgeblendeten Filter hinzu:Ziehen Sie das Feld, das den Filter enthält, in den ausgeblendeten Datenfilterbereich (dh - Organisationseinheitsebene 04)
Klicken Sie auf den Abwärtspfeil, um den Organisationseinheitenfilter auszuwählen. Wählen Sie den gewünschten Filter (zB - Sport und Freizeit)
Die Pivot-Tabelle zeigt jetzt nur noch die Positionen in der Organisationseinheitsebene 04, Sport und Freizeit.
4) Um nur ausgewählte Positionstitel anzuzeigen:
Klicken Sie auf den Abwärtspfeil, um die auszuwählen Positionstitel Filter
Um die Auswahl zu erleichtern, ziehen Sie die Liste nach außen, damit mehr Positionen sichtbar sind
Wenn die Liste viele Werte enthält und Sie nur wenige möchten, deaktivieren Sie zunächst das Kontrollkästchen Zeige alles (siehe unten), um alle Werte abzuwählen
Wählen Sie die Positionen aus, die Sie in der Tabelle anzeigen möchten. (dh - Athleten und Manager)
OK klicken
Die Pivot-Tabelle sollte jetzt nur noch Athleten und Manager enthalten.
5) So zeigen Sie Prozentsätze des Positionstyps für jede Position an:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Basisdatenfeld (in diesem Fall „Sum of Actual FTE“)
Auswählen Feldeinstellungen…
Klicken Optionen > >
Auswählen % der Reihe zum Daten anzeigen als
OK klicken.
Notiz: In dieser Liste gibt es auch Optionen für % der Spalte und % von insgesamt wobei letzteres sehr nützlich ist.
Die Pivot-Tabelle zeigt jetzt Prozentsätze an, aber für die Zeilen, die keine Positionen haben, können Fehlerwerte auftreten (da Sie nicht durch Null teilen können!).
6) So entfernen Sie Fehler aus der Pivot-Tabelle:Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Basisdatenfeld (in diesem Fall „Sum of Actual FTE“)
Auswählen Tabellenoptionen…
Eintreten 0 in dem Für Fehlerwerte zeigen Sie Kasten
OK klicken.
Alle Fehler sollten jetzt durch Nullen ersetzt werden.
